Hinweisgebersystem der Serviceware Gruppe - Meldestelle (HinSchG)
Haben Sie Kenntnis von Missständen oder Rechtsverstößen in der Serviceware Gruppe oder auch nur einen Verdacht? Dann teilen Sie das unserer Meldestelle bitte mit. Damit schützen und unterstützen Sie uns alle. Ihre Daten behandeln wir vertraulich, auf Wunsch bleiben Sie anonym. Wir gehen allen Hinweisen behutsam und verantwortungsvoll nach.
Die Meldestelle ist als gemeinsame Meldestelle zuständig für folgende Gesellschaften:
- Serviceware SE
- PM Computer Services Verwaltungs GmbH
- PM Computer Services GmbH & Co. KG
- Serviceware Schweiz AG
- Serviceware Österreich GmbH
- helpLine GmbH
- Strategic Service Consulting GmbH
- Serviceware Benelux
- Catenic AG
- Serviceware Espana S.L.U
- Sabio GmbH
- Serviceware SE UK Ltd.
- Serviceware AB
- cubus AG
- Serviceware EOOD
Die Serviceware Gruppe hat mit der Entgegennahme von Meldungen und der ersten Kommunikation mit hinweisgebenden Personen die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek beauftragt.
Hinweisgebende Personen können ihre Meldungen über das Webformular WhistleFox abgeben:
Webformular (deutsch)
Webformular (englisch)
Alternativ können hinweisgebende Personen ihre Meldung telefonisch oder per E-Mail richten an:
Rechtsanwalt Dr. André-M. Szesny, LL.M.
Heuking Kühn Lüer Wojtek Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB
Tel: (+49) 0211/60055-217
E-mail: serviceware@heuking.de
Schildern Sie den Sachverhalt möglichst genau, nennen Sie das betroffene Unternehmen, die beteiligten Personen, Zeit und Ort des Geschehens und teilen Sie Namen möglicher Zeugen mit. Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.
Häufig gestellte Fragen
Was kann ich melden?
Sie helfen uns, wenn Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Serviceware Gruppe oder auch andere Personen entgegen dem Interesse unserer Unternehmensgruppe oder sonst nicht korrekt handeln, und dies melden. Dazu gehören schwere Compliance-Verstöße und Straftaten wie etwa Korruption und Betrug, Diebstahl und Unterschlagung, Nötigung und Mobbing, aber auch andere Regelverstöße wie Diskriminierung, Machtmissbrauch oder umwelt- oder menschenrechtsbezogene Risiken und andere Pflichtverstöße. Auch noch bevorstehende oder geplante Verstöße dürfen und sollen gemeldet werden. Auch bloße Verdachtsmomente können gemeldet werden. Selbst wenn diese sich im Nachhinein als unbegründet herausstellen, drohen hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile.
Für Beschwerden und zur Meldung von Notfällen ist das Hinweisgebersystem allerdings nicht geeignet!
Wie läuft eine Meldung ab?
Schildern Sie unseren Vertrauensanwälten den Sachverhalt möglichst genau. Nennen Sie die betroffene Gesellschaft oder Organisationseinheit und die beteiligten Personen, Zeit und Ort des Geschehens. Teilen Sie auch Namen möglicher Zeugen mit.
Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.
Sie entscheiden, welche Daten Sie angeben, ob Sie anonym bleiben möchten oder ob Sie den von uns eingesetzten Vertrauenspersonen für Rückfragen zur Verfügung stehen.
Binnen sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung durch die Meldestelle, sofern Sie Kontaktdaten hinterlassen haben. Binnen weiterer drei Monate erhalten Sie eine Rückmeldung zu dem weiteren Umgang mit Ihrer Meldung sowie den getroffenen Maßnahmen. Bitte beachten Sie, dass wir bei dieser Rückmeldung darauf achten müssen, dass ggf. noch laufende interne Untersuchungen nicht gefährdet und Rechte Dritter nicht beeinträchtigt werden.
Unsere Vertrauensanwälte überprüfen Ihre Meldung und erstatten der zuständigen Stelle der Serviceware Gruppe rechts- und datenschutzkonform Bericht. Daraufhin ergreift diese, soweit erforderlich, die notwendigen Folgemaßnahmen.
Wie werden meine Daten geschützt?
Alle Angaben zu Ihrer Person werden vertraulich behandelt, auf Wunsch dürfen Sie Ihre Meldung anonym abgeben.
Das Hinweisgebersystem erfüllt die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen. Alle Meldungen werden durch Vertrauensanwälte entgegengenommen und verantwortungsvoll verarbeitet, bevor sie an die für die Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen zuständige Stelle der Serviceware Gruppe weitergeleitet werden.
Die Dokumentation Ihrer Meldung wird bei der Serviceware Gruppe spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, soweit gesetzliche Regelungen der Löschung nicht entgegenstehen.
Drohen mir Nachteile, wenn ich einen Hinweis gebe?
Hinweisgebende Personen unterliegen gesetzlichem Schutz, wenn sie im Zeitpunkt der Meldung an die interne Meldestelle hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Damit dieser Schutzbereich eröffnet ist, muss die Meldung einen Sachverhalt betreffen, der dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderen einschlägigen Gesetzen unterfällt, also insbesondere Straftaten und schwere Ordnungswidrigkeiten. Auch muss sich der Hinweis auf die Serviceware Gruppe oder eine andere Stelle, mit der Sie als hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stehen oder standen, beziehen.
Arbeitsrechtliche Nachteile dürfen hinweisgebende Personen in diesen Fällen auch dann nicht erleiden, wenn sich ein gemeldeter Verdacht im Nachhinein als unbegründet herausstellt.
Auf welchen Wegen kann ich eine Meldung abgeben?
Ihnen stehen verschiedene Meldekanäle zur Verfügung: Sie können Ihre Meldung bei der Meldestelle über das Webformular (deutsch) (englisch),telefonisch oder per E-Mail unter den oben genannten Kontaktdaten einreichen. Auf Wunsch wird innerhalb einer angemessenen Zeit auch eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht.
Sie haben zudem die Möglichkeit, ihre Meldung bei einer behördlichen Meldestelle abzugeben. Diese sind die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, externe bei den Bundesländern eingerichtete Meldestellen sowie die für spezielle Fälle zuständigen externe Meldestellen, beispielsweise beim Bundeskartellamt oder bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht. Zudem können Sie Ihre Meldung an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union richten. Hierunter fallen beispielsweise die externen Meldekanäle der Kommission und des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF). Die Kontaktdaten finden Sie auf der Internetseite der jeweiligen Behörde. Auf Wunsch stellen wir oder unsere Vertrauensanwälte Ihnen gerne weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren bereit.
Es ist allerdings gesetzlich vorgesehen, dass Sie als hinweisgebende Person die Meldung an die genannte interne Meldestelle gegenüber der externen behördlichen Meldestelle bevorzugen sollen, wenn intern wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich mir nicht sicher bin, ob ich das Hinweisgebersystem nutzen sollte?
Sie können die Meldestelle unter den oben angegeben Kontaktdaten bei Rückfragen telefonisch oder per E-Mail erreichen. Im Zweifel ist die Nutzung des Hinweisgebersystems aber sinnvoll. Unsere Vertrauensanwälte gehen mit eingehenden Meldungen verantwortungsvoll und umsichtig um und bearbeiten sie vor dem Hintergrund eines großen Erfahrungsschatzes.
Datenschutz:
Für die Datenverarbeitung der Hinweisgebermeldungen innerhalb der Serviceware Gruppe gelten die Datenschutzhinweise der Serviceware Gruppe.
Für die Datenverarbeitung durch Heuking Kühn Lüer Wojtek gelten die dortigen Datenschutzhinweise.